MAŁY PORADNIK PODATNIKA

PODATNIKU - jeżeli prowadzisz sprzedaż towarów lub usług, w tym w zakresie handlu i gastronomii, na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych – MASZ OBOWIĄZEK ZAINSTALOWANIA KASY FISKALNEJ. 

INSTALACJA KASY

Jeżeli już wiesz, ze musisz rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej, przygotuj się do pracy na kasie wcześniej. Sprawdź dokładnie, od kiedy masz obowiązek instalacji kasy, a nastepnie wybierz odpowiednie dla Twojej branzy/działalności urządzenie. Idealnie byłoby, gdybyś zakupił kasę fiskalną minimum na parę dni przed ufiskalnieniem, zeby móc w trybie treningowym, bez zadnych konsekwencji podatkowych opanować obsługę urządzenia.

URZĄD SKARBOWY

Pamiętaj, żeby powiadomić właściwy US najpóźniej 1 dzień przed fiskalizacją o swoim obowiązku i terminie instalacji kasy, dotyczącego ilości kas i miejsc ich instalacji (adresy). Przy większej ilosci kas możesz rozłożyć to na raty (1/5 kas miesięcznie w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych).

Po ufiskalnieniu kasy otrzymasz od serwisu, uzupełniony druk. Dokument ten  masz obowiązek złożyć w US do 7 dni od daty fiskalizacji (osobiście z potwierdzeniem na kopii lub możesz wysłać pocztą listem poleconym i zachować potwierdzenie nadania). Na jego podstawie US nada Twojej kasie numer ewidencyjny o czym powiadomi Cię wysyłając do 3 tygodni odpowiednią informację (numer ten należy trwale nanieść na kasę). Jeżeli w tym terminie nie otrzymasz zawiadomienia z US – nie denerwuj się – urzędnicy są bardzo zapracowani i mogą po prostu nie nadążać – cierpliwie czekaj. Bez numeru ewidencyjnego można pracować na kasie. 

ODPIS

Kupując urządzenie fiskalne(kasę lub drukarkę fiskalną), możesz skorzystać z odpisu (90% wartości netto kasy, lecz nie więcej niż 700 zł.). Aby to zrobić, musisz spełnić następujące warunki:

1. jesteś właścicielem kasy,
2. posiadasz dowód zapłaty za kasę (faktura gotówkowa, KP) – najlepiej od razu złożyć w US kserokopie tych dokumentów wraz z “Powiadomieniem podatnika....”,
3. zainstalowałeś/sfiskalizowałeś kasę lub drukarkę fiskalną w terminie,
4. przed rozpoczęciem ewidencjonowania zgłosiłeś w US ilość i miejsca instalacji kas (patrz wyżej) ,
5. w ciągu 7 dni od ufiskalnienia (fizycznego aktywowania pamięci fiskalnej) powiadomiłeś US (patrz wyżej),

UWAGA!

Masz obowiązek zwrócić odpis, jeżeli:

1. zaprzestajesz użytkowania kasy/drukarki fiskalnej w okresie do 3 lat,
2. nie wykonasz w terminie przeglądu technicznego urządzenia.

OBOWIĄZKI PODATNIKA

Oto najważniejsze rzeczy, o których musisz pamiętać:

1. każda sprzedaż musi być rejestrowana przy zastosowaniu kasy/drukarki fiskalnej, a paragon należy wydać kupującemu,
2. na koniec dnia sprzedaży wykonać raport dobowy fiskalny (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia),
3. na koniec miesiąca wykonać raport fiskalny za okres miesięczny,
4. zlecać serwisowi co 24 miesięcy wykonanie przeglądu ustawowego kasy (drukarki),
5. przechowywać w odpowiednich warunkach raporty (przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego) i kopie paragonów (przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego),
6. pilnować poprawności pracy na kasie/drukarce fiskalnej, w szczególności prawidłowego zaprogramowania nagłówka, nazw towarów/usług i właściwego ich przyporządkowania do stawek VAT.

KASA REZERWOWA

W przypadku awarii kasy głównej, gdy rejestrowanie sprzedaży nie jest możliwe, powinieneś użyć kasy rezerwowej. Jeżeli jednak nie nabyłeś i nie posiadasz urządzenia rezerwowego, musisz zaprzestać sprzedaży.

PRZEGLĄD USTAWOWY KASY/DRUKARKI FISKALNEJ

Co 24 miesięcy musisz wezwać właściwy serwis i zlecić mu wykonanie przeglądu technicznego kasy.

KSIĄŻKA SERWISOWA

Książka serwisowa kasy musi być przechowywana w miejscu i przez okres użytkowania kasy/drukarki fiskalnej– najlepiej zawsze ją mieć przy kasie. Na żądanie US (np. podczas kontroli) i serwisu (np. przy przeglądzie kasy) należy udostępnić książkę.

Jeżeli utraciłeś (zagubienie, kradzież) książkę serwisową kasy musisz niezwłocznie powiadomić o tym US, a następnie (z kopią powiadomienia) zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu. 

KOREKTY / ANULACJE

W przypadku, gdy klient wycofuje się z zakupu (np. stwierdza, że nie ma wystarczającej gotówki), możesz wycofać wybraną pozycję lub anulować cały paragon (storno), ALE PAMIĘTAJ, że możesz to zrobić TYLKO PRZED ZAKOŃCZENIEM SPRZEDAŻY , czyli naciśnięciem klawisza GOTÓWKA. 

Po zakończeniu sprzedaży i wydrukowaniu paragonu kasa nie pozwala na korekty. W przypadku, gdy klient podtrzymuje jednak wycofanie z transakcji (lub gdy to Ty błędnie sprzedałeś towar/usługę np. wprowadzając niewłaściwą cenę), należy sporządzić "Protokol blednej sprzedazy" opisując sytuację i dołączając oryginał paragonu od klienta. Przy błędnej sprzedaży, dokonujesz ponownie sprzedaży poprawnej, ALE PAMIETAJ żeby w raporcie miesięcznym i przygotowywaniu deklaracji do US uwzględnić błędną sprzedaż (dlatego niezbędne jest spisywanie “protokołów błędnej sprzedaży”).

Słownik podstawowych sformułowań

Kasa rejestrująca - urządzenie służące do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego.

Program pracy kasy - program pracy kasy (modułu fiskalnego) dopuszczony przez Ministra Finansów do stosowania, zapewniający prawidłowy i trwały jednokrotny zapis wielkości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk oryginału i kopii paragonów i raportów fiskalnych a także wydruków niefiskalnych (nie zawierających transakcji sprzedaży) dopuszczonych do druku przez program pracy kasy.

Moduł fiskalny kasy - urządzenie rejestrujące obrót i wyliczające kwoty podatku należnego, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy.

Pamięć fiskalna kasy - urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.

Drukarka kasy - urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez daną kasę.

Fiskalizacja kasy - moment dokonania jednokrotnej i niepowtarzalnej czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy zakończony wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.

Numer unikatowy kasy - indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany pamięci fiskalnej kasy przez Ministra Finansów, identyfikujący każdą kasę, który nie może być przypisany innym urządzeniom.

Paragon fiskalny - dokument fiskalny wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży z dokonanej czynności.

Raport fiskalny (dobowy i okresowy) - dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres, w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku.

Wydruk niefiskalny - każdy nie zawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez kasę przed jej fiskalizacją oraz każdy inny dokument dopuszczony programem pracy kasy do druku, poza paragonem fiskalnym i raportami fiskalnymi.

Serwis kas rejestrujących - czynności obejmujące fiskalizację kas, ich naprawy i konserwacje oraz przeglądy prowadzone zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów.

Liczba PLU (liczba kodów towarowych) - liczba artykułów wprowadzanych do pamięci kasy (z uwzględnieniem nazwy, stawki VAT oraz ceny). Z reguły powinna ona odpowiadać liczbie towarów dostępnych w placówce handlowej. 

Kasa rezerwowa - kasa fiskalna używana w przypadku awarii kasy podstawowej, przejmuje ona rejestrację sprzedaży. Podlega takim samym wymaganiom technicznym jak kasa rejestrująca. 

Książka kasy (książka serwisowa) - książeczka dostarczana wraz z kasą, w której dokonuje się wszelkich adnotacji dotyczących kasy. Książka kasy musi znajdować się w miejscu prowadzenia sprzedaży.

Obowiązki podatnika

1.Rejestrowanie każdej dokonanej sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej, wydruk paragonu i wydanie jego oryginału kupującemu.

2.Sporządzanie raportu dobowego i miesięcznego. Raporty te powinny być sporządzane odpowiednio, dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień nie później jednak niż przed dokonanie sprzedaży w dniu następnym, oraz raport miesięczny pierwszego dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

3.Prowadzenie sprzedaży przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestanie sprzedaży w przypadku awarii kasy.

4.Sprawdzanie poprawności działania kasy, a w szczególności weryfikowania nazewnictwa towarów oraz ich przyporządkowania do odpowiednich stawek podatku. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości należy powiadomić serwisanta opiekującego się urządzeniem.

5.Udostępnianie na każde żądanie Urzędu Skarbowego kasy i książki kasy w celu sprawdzenia prawidłowości jej pracy oraz nienaruszalności plomb.

6.Przechowywanie dokumentów kasowych i ich kopii przez okres 5 lat.

7.W celu nadania numeru ewidencyjnego podatnik ma obowiązek zgłoszenia kasy we właściwym Urzędzie Skarbowym w terminie 7 dni od momentu fiskalizacji. Po otrzymaniu tego numeru należy umieścić go w widocznym miejscu na obudowie kasy w trwały sposób.

8.Dokonywanie co 24 miesięcy obowiązkowego przeglądu kasy.

9.W przypadku zgubienia książki kasy należy zgłosić ten fakt do serwisu, który wyda duplikat książki oraz powiadomić o zaistniałym zdarzeniu odpowiedni Urząd Skarbowy.